Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation wird mittlerweile in jeder Betriebsprüfung angefordert. Aufgrund komplexer steuerrelevanter Prozesse wie der Anbindung von Webshops, Kassensystemen oder der Verarbeitung elektronischer Rechnungen ist dies ein nachvollziehbarer Schritt, schließlich muss sich der Betriebsprüfer in angemessener Zeit einen Überblick über die verwendeten Systeme bilden, um zielgerichtet prüfen zu können. Kann keine Verfahrensdokumentation vorgelegt werden, wirkt sich dies negativ auf die Prüfungsatmosphäre und die Ergebnisse aus. Im schlimmsten Fall drohen das Verwerfen der Buchführung und Hinzuschätzungen.

Dabei verfügen die Unternehmen meist über Dokumentationen wie Arbeitsanweisungen, Benutzerhandbücher, technische Handbücher oder Prozessbeschreibungen ihrer wesentlichen Abläufe. Diese sind nur noch nicht unter dem einheitlichen Begriff einer Verfahrensdokumentation zusammengefasst. Mit der professionellen Unterstützung der Experten der crontrust erfolgt der Aufbau einer Verfahrensdokumentation in fünf standardisierten Schritten.

  1. Erstellen eines Systemüberblicks

Zunächst erfolgt die Aufnahme der wesentlichen Unternehmensprozesse und die Identifikation der steuerrelevanten Systeme. Das Ergebnis ist idealerweise eine grafische Übersicht mit der Darstellung von Prozessen und Datenflüssen, die einem Betriebsprüfer bereits die wichtigsten Fragen beantworten.

  1. Sichtung bestehender Dokumentationen

Für die steuerrelevanten Systeme und Prozesse werden vorhandene Dokumentationen in Form von Unternehmensrichtlinien, Organisations- und Arbeitsanweisungen, Benutzerhandbüchern, technischen Dokumentationen bis hin zu Betriebsdokumentationen zusammengetragen und gesichtet.

  1. Aufnahme der Prozesse inkl. des internen Kontrollsystems

In Abhängigkeit des Dokumentationsumfangs werden vorhandene steuerrelevante Prozesse aufgenommen, um ein gemeinsames Verständnis zu schaffen. Dies erfolgt mittels Befragung von Mitarbeitern, der Beobachtung von Arbeitsabläufen und der Analyse von Datenflüssen. In diesem Zuge werden existierende interne Kontrollen identifiziert.

  1. Ergänzung der Dokumentation

Fehlende Dokumentationen, die zum Verständnis eines Prozesses oder Systems wichtig sind, werden erstellt. Unzureichende oder veraltete Dokumentation werden überarbeitet, um sie auf den aktuellen Stand zu bringen. Sinnvolle interne Kontrollen werden implementiert.

  1. Aufbau der Verfahrensdokumentation

Die vorhandenen Dokumentationen werden mit einem einheitlichen Dokument, welches als Dokumentensammler fungiert, zusammengefasst. Dieses Dokument stellt mit allen weiteren Unterlagen, auf die verwiesen wird, die Verfahrensdokumentation dar.